اهمیت نرم افزار خرید و تدارکات در دنیای تجارت

اهمیت سیستم خرید و تدارکات در کسب و کار شما

در دنیای امروز همراه با افزایش تقاضا برای محصولات، فرایند خرید و تدارکات به طور فزاینده ای پیچیده شده اند. بطور مثال قبلاً می‌توانستید به راحتی کالا را از طریق تلفن یا ایمیل از تأمین‌کنندگان سفارش دهید، اما اکنون مدیریت فرآیند تأمین دیگر آسان نیست. اکنون برای سفارش کالا نیاز به مدیریت سفارش خرید است. 

PO یا سفارش خرید چیست؟

PO یا سفارش خرید سندی است که برای نشان دادن کالایی که می خواهید از فروشنده بخرید ایجاد شده است. به عبارت دیگر، PO نیز نشانه قراردادی است که بین خریدار و فروشنده در مورد کالای سفارش داده شده، توافق ایجاد می کند. کسب و کار شما باید از نرم افزار تدارکات برای کمک به ایجاد درخواست های خرید و تبدیل آن ها به سفارش خرید فوری استفاده کند.

علاوه بر این، این سفارش خرید می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا اطمینان حاصل کند که هر خریدی که انجام شده است در بودجه کسب و کار است. این سند حاوی جزئیات سفارش نیازهای خریدار مانند مقدار، نوع کالا، قیمت و تاریخ یا شماره است. تقاضا برای کالا رو به افزایش است و البته اگر به صورت دستی انجام شود سفارش دهنده مستعد خطا خواهد بود. بنابراین، کسب‌وکار شما به نرم‌افزار تدارکاتی نیاز دارد تا به ایجاد فوری سفارش‌های خرید، تأیید یا رد درخواست‌های خرید از همه بخش‌ها، مکان‌ها، یا کارمندان و دیگران تنها با یک کلیک انجام شود. یکی از بهترین ارائه دهندگان نرم افزار تدارکات، نارنگ سیستم است. برای اطلاع از هزینه تخمینی نرم افزار خرید می توانید با ما در تماس باشید.

فهرست مطالب

• معنی تدارکات
• مراحل سفارش خرید
• انجام سفارش خرید
• پذیرش فروشندگان
• پرداخت دریافت شد و سفارش خرید ارسال شد
• توافق برای پرداخت
• مدیریت سفارش خرید چیست؟
• نرم افزار مدیریت سفارش خرید چگونه کمک می کند؟
• نظارت در زمان واقعی
• مدیریت سفارش خرید
• مدیریت فاکتور و قبض
• مدیریت فروشنده
• امنیت داده ها
• نتیجه

معنی تدارکات

تدارکات عبارت است از به دست آوردن کالا یا خدمات از منابع خارجی (فروشندگان). این کار برای اهداف تجاری انجام می شود. در این فرآیند، مشتریان عوامل مختلفی از جمله کیفیت، کمیت، به موقع بودن و موارد دیگر را در نظر می گیرند. رویه تدارکات کسب و کارها را قادر می سازد تا از هرگونه فریب یا تقلب اجتناب کنند. رویه تدارکات تضمین کننده خرید صحیح یک محصول است. اقدامات خرید را می توان به دو دسته تقسیم کرد:

• تدارکات مستقیم: این تدارکات مربوط به تولید است. این جزء محصول نهایی مانند مواد اولیه است. می تواند بر مدیریت زنجیره تامین تاثیر بگذارد.
• تدارکات غیرمستقیم: این تدارکات غیرمرتبط با تولید است، مانند لوازم اداری معمول و تعمیر و نگهداری تجهیزات سنگین.

 بیشتر بخوانید : چگونه با استفاده از HRM کارمندانی را که عملکرد ضعیفی دارند مدیریت کنیم؟

مراحل سفارش خرید

جایی که درخواست خرید تمام می شود، سفارش خرید شروع می شود! فرآیند سفارش خرید دقیقا با ایجاد سفارش خرید آغاز می‌شود و پس از آن تأیید مدیر برای بررسی هرگونه تنظیمات لحظه آخری انجام می‌شود.

 در این روش، بودجه و کیفیت ارزیابی می شود. سپس تامین کننده سفارش خرید را می پذیرد و در صورت اختلاف هر یک از طرفین به این سند متوسل می شود. در زیر مراحل فرآیند سفارش خرید آمده است:

انجام سفارش خرید

سفارش خرید به فروشنده منتقل می شود که اطلاعات لازم را از سند سفارش خرید به دست می آورد. علاوه بر این، به فروشنده در تهیه فاکتور کمک می کند.

پذیرش فروشندگان

پس از آن، اگر فروشنده سفارش خرید را تایید کرده باشد، رسید برای مشتری ارسال می کند. اگر فروشنده ای بخواهد سفارش خرید را تغییر دهد، فروشنده ابتدا با مشتری تماس گرفته و رسید را تایید می کند.

بیشتر بخوانید : چرا از نرم افزار ERP برای صنعت خرده فروشی استفاده می کنیم؟

پرداخت دریافت شد و سفارش خرید ارسال شد

هنگامی که یک فروشنده و یک مشتری بر روی یک شرط توافق می کنند، به آن به عنوان یک قرارداد الزام آور اشاره می شود. سپس فروشنده سفارش خرید را ارسال می کند. هر دو طرف داده ها را حفظ خواهند کرد.

توافق برای پرداخت

پس از دریافت محصول توسط مشتری، یادداشت خوب دریافتی (GRN) برای فروشنده ارسال می شود. پس از آن آخرین مرحله پرداخت به فروشنده است.

مدیریت سفارش خرید چیست؟

مدیریت سفارش خرید فرآیند داخلی سفارشات خرید در یک سازمان است. این تضمین می کند که فقط نیاز به خرید انجام می شود و خریدهای غیر ضروری انجام نمی شود. بهره وری کارکنان را افزایش می دهد و مقرون به صرفه بودن را تضمین می کند. سازمان های متعددی دپارتمان هایی را برای این کار به خوبی طراحی و تأسیس کرده اند.

بیشتر بخوانید : اهمیت نرم افزار عمده فروشی برای تجارت

نرم افزار مدیریت سفارش خرید چگونه کمک می کند؟

پس از بحث در مورد تدارکات، مدیریت سفارش خرید و مراحل سفارش خرید. مشاهده می شود که نرم افزار مدیریت سفارش خرید واقعاً می تواند تأثیر مثبتی بر تجارت شما داشته باشد.

 در زیر پنج روش وجود دارد که نرم افزار مدیریت سفارش خرید می تواند به فعالیت های تجاری شما کمک کند.

نظارت در زمان واقعی

با استفاده از نرم افزار مدیریت سفارش خرید، می توانید وضعیت فعلی را در زمان واقعی مشاهده کنید. این ویژگی می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا سفارشات خرید را ساده تر کند. جدای از آن، خریدها را نیز رصد می کند و هر زمان که به روز رسانی رخ می دهد، هشدار می دهد.

برنامه ریزی و مدیریت خرید و تدارکات با نارنگ سیستم

مدیریت سفارش خرید

از پیگیری درخواست خرید تا ایجاد سفارش خرید. این نرم افزار دارای فرم خودکار است و با بی نیازی از جستجوی آنلاین فرم ها در وقت کارکنان صرفه جویی می کند. این نرم افزار روش کار را ساده می کند و افراد کلیدی را در جریان قرار می دهد. هر سفارش خرید توسط مدیر قابل پیگیری است.

بیشتر بخوانید : مزایای رایانش ابری برای کسب و کار شما چیست؟

مدیریت فاکتور و قبض

قالب هایی برای تسریع روند ارائه شده است. مهمتر از آن، استفاده از روش های کاغذی دستی و مستعد خطا را کاهش می دهد. این نرم افزار همچنین پرداخت ها و صورتحساب ها را به منظور اطلاع قبلی از آن نظارت می کند.

مدیریت فروشنده

علاوه بر این، این نرم افزار همچنین می تواند به شما در یکپارچه سازی تمام اطلاعات و اسناد مربوط به تامین کنندگان کمک کند. این نرم افزار به شما این امکان را می دهد که عملکرد فروشنده را بر اساس کیفیت محصول، خدمات، قیمت، زمان تحویل و غیره تجزیه و تحلیل کنید.

بیشتر بخوانید : چگونه ERP صنعت تجارت را به سمت موفقیت هدایت می کند؟

امنیت داده ها

این نرم افزار مبتنی بر ابر است، بنابراین لازم نیست نگران امنیت داده ها باشید. آنچه شما باید بدانید امنیت داده مسئولیت شما نیست. صرف نظر از حساسیت و طبقه بندی داده های شما، ایمن خواهد بود و به صورت رمزگذاری شده ذخیره می شود.

نتیجه

سفارشات تدارکات و خرید هنوز اغلب توسط کارمندان نادیده گرفته می شود و توجه کمتری به آنها می شود. با استفاده از این نرم افزار تدارکات، می توانید به کنترل هزینه ها، حذف خودکار فرآیندهای دستی، کاهش ریسک خرید و سایر کاربردهایی که می توانند به کارآمدتر شدن کسب و کار شما کمک کنند،دسترسی داشته باشید.

بنابراین، شرکت ها باید از بهترین نرم افزار تدارکات برای تجارت خود استفاده کنند.سیستم تدارکات و خرید نارنگ سیستم می‌تواند به شما کمک کند تا از هزینه‌های تدارکات کارآمد اطمینان حاصل کنید، درخواست‌های خرید را در چندین شعبه مدیریت کنید، به تامین‌کنندگان مختلف سفارش دهید و بهترین معاملات را از طریق یک سیستم واحد دریافت کنید. می توانید ابتدا به طرح قیمت گذاری برای تعیین هزینه برآوردی تهیه نرم افزار نگاه کنید. برای اطلاعات بیشتر با ما تماس بگیرید و یک نسخه آزمایشی رایگان دریافت کنید!

نویسنده مقاله: زهره نوروزی