راهنمای ضروری برای مدیریت موجودی ERP

راهنمای ضروری برای مدیریت موجودی ERP

شرکت‌هایی که در مدیریت موجودی برتری دارند، بیشترین میزان سود و رضایت مشتری را از کمترین میزان سرمایه‌گذاری در سهام به ارمغان می‌آورند. و همانطور که از آن مشاغل کارآمد می بینیم، مدیریت موفق موجودی همه چیز مربوط به داده ها است: خرید، سفارش مجدد، حمل و نقل، انبارداری، ذخیره سازی، دریافت، رضایت مشتری، جلوگیری از ضرر، گردش سهام و موارد دیگر.

خوشبختانه، بسیاری از این اطلاعات به راحتی از طریق سیستم های مدیریت موجودی در دسترس است. شرکت هایی که سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) خود را با عملکرد مدیریت موجودی ادغام می کنند دارای مزیت رقابتی هستند. با این حال، مزیت رقابتی اصلی از توانایی به اشتراک گذاری اطلاعات در بخش های مختلف کسب و کارشان در زمان واقعی ناشی می شود.

مدیریت موجودی ERP چیست؟

مدیریت موجودی برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستمی است که به کسب و کارها اجازه می دهد تمام جنبه های کسب و کار خود را بر روی یک پلت فرم واحد مدیریت کنند، از جمله: موجودی، مالی، برنامه ریزی، خرید و تدارکات . یک سیستم مدیریت موجودی ERP اطلاعات موجودی را در زمان واقعی در اختیار کل سازمان قرار می دهد. این یک قابلیت مهم برای کسب‌وکارهایی است که قصد توسعه دارند، جریان‌های کاری پیچیده یا زنجیره‌های تامین دارند، به اتوماسیون پیشرفته نیاز دارند، در حالت "در زمان" کار می‌کنند، بسیاری از محصولات را می‌فروشند یا به سادگی می‌خواهند سرمایه‌گذاری خود را در موجودی به حداکثر برسانند.

بیشتر مطالعه کنید: چگونه بهترین نرم افزار ERP را برای یک شرکت نوپا پیدا کنیم؟

آیا به مدیریت موجودی نیاز دارید؟

کسب و کارها باید این مجموعه سوالات را برای ارزیابی سیستم ها و فرآیندهای مدیریت موجودی فعلی خود بپرسند:

1. آیا سیستم موجود من به برنامه ریزی کمک می کند؟

آیا سیستم فعلی شما زمان‌هایی را برای ذخیره‌سازی مجدد و همچنین بینش‌هایی در مورد آنچه در دسترس است، زمان پر کردن، نرخ گردش موجودی و آنچه فروخته می‌شود (و به چه کسی و چه زمانی) ارائه می‌دهد؟

2. آیا سیستم فعلی من بینش استراتژیک برای کسب و کار من ارائه می دهد؟

به خصوص با چالش های زنجیره تامین امروزی، شما به سیستمی نیاز دارید که بتواند به شما در برنامه ریزی برای رشد کمک کند و از ایجاد تغییرات در تقاضا حمایت کند. آخرین چیزی که می خواهید، موجودی است که مشتریان را به سمت رقبای شما سوق دهد.

3. آیا تیم های فروش و خدمات مشتری من بینش لازم را برای ارائه یک تجربه مشتری با کیفیت دارند؟

با فناوری موجود امروز، همه اعضای تیم باید اطلاعات مربوط به سطوح موجودی را در دسترس داشته باشند. و نه فقط آنچه اکنون در دسترس است،چه چیزی به زودی می رسد و چقدر سریع می تواند در دست مشتری باشد.

چگونه مدیریت موجودی ERP به کسب و کار شما سود می رساند

سیستم‌های ERP از منابع داده‌ای مختلفی استفاده می‌کنند تا به شرکت‌ها در درک بهتر تاریخچه عملکرد SKUهای مختلف، در میان بسیاری از بینش‌های دیگر، کمک کنند. سازمان‌ها از این داده‌ها برای اتخاذ تصمیمات سفارشی آگاهانه‌تر و ایجاد پیش‌بینی‌های دقیق‌تر برای برآورده کردن تقاضای آتی استفاده می‌کنند، بدون اینکه به سهام اضافی ختم شوند.

مدیریت موجودی مبتنی بر ERP نیز باعث افزایش کارایی در سراسر زنجیره تامین می شود. به‌عنوان یک سیستم متمرکز، می‌تواند کارکرد مضاعف کالاها را کاهش دهد و کارهای روزانه مانند سفارش‌دهی مجدد را خودکار کند.

بیشتر مطالعه کنید: 7 استراتژی رشد سریع استارت آپ ها با نرم افزار ERP

سایر مزایای استفاده از ERP در مدیریت موجودی عبارتند از:

شفافیت زنجیره تامین: هنگامی که یک کسب و کار می تواند به طور موثر سیستم های پشتیبان را یکپارچه کند و مستقیماً با شرکای خود ارتباط برقرار کند، غافلگیری های مخرب را به حداقل می رساند، مانند عدم تحویل یک جزء مهم در زمانی که انتظار می رود یا قیمت آن بالاتر از آن چیزی است که برای محصول منطقی است. سیستم های یکپارچه ERP همچنین امکان همگام سازی اطلاعات سفارش و حمل و نقل را فراهم می کنند.

گزارش‌دهی بهبودیافته: داده‌های موجودی دقیق به تصمیم‌گیرندگان این امکان را می‌دهد تا از بینش‌های مبتنی بر داده‌ها، مانند درک SKU با عملکرد برتر، بهای تمام شده کالاهای فروخته شده (COGS) و فروش بر اساس مکان و کانال، بهره کامل ببرند. ERP ها گزارش های سفارشی و بنابراین داده های دقیق و قابل استفاده را بدون وقت گیر بودن امکان پذیر می کنند.

شمارش دقیق‌تر: سیستم‌های ERP موجودی اضافی، کمبود، تکمیل برنامه‌ریزی‌شده، موجودی منسوخ و معیارها، مانند میانگین نرخ گردش مالی و COGS را ردیابی و گزارش می‌کنند. در انبار، سیستم از طریق ارسال و دریافت، انتقال محصول را پیگیری و گزارش می دهد.

تجزیه و تحلیل موجودی پایان به انتها: ERP ها تجزیه و تحلیل هایی را برای هر مرحله از جریان موجودی، مانند هزینه کالاهای فروخته شده، نرخ گردش مالی و انقباض ارائه می دهند. با تجزیه و تحلیل معیارهای کلیدی موجودی، شرکت ها می توانند کارایی موجودی را بهبود بخشند.

بررسی های کیفیت: اکثر سیستم های ERP منطقی دارند که می توانید از آن برای تعیین بررسی های کیفیت موجودی استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر محصولات باید با استانداردهای زیست محیطی یا ایمنی مطابقت داشته باشند، می توانید آنها را مشخص کنید و سیستم اطلاعات ایمنی محصولات را بررسی می کند. اگر سیستم تشخیص دهد که این مورد ممکن است مطابقت نداشته باشد، به کارکنان اطلاع می دهد تا آن را به روز کنند.

برنامه ریزی موجودی: هر محصول دارای وضعیت موجودی است که در ERP ذکر شده است، که کارکنان، شرکا و مشتریان را قادر می سازد تا در دسترس بودن و شماره های موجود و همچنین سفارش را بررسی کنند. داشتن تاریخچه و معیارهای موجودی شما به راحتی برنامه ریزی را آسان می کند و رضایت مشتری را افزایش می دهد.

شمارش چرخه: یک سیستم ERP به هدایت کارکنان از طریق یک فرآیند شمارش چرخه متفکرانه و برنامه ریزی شده کمک می کند. ادغام شمارش چرخه منظم در عملیات انبار شما به عنوان وسیله ای مهم برای بررسی و تعادل عمل می کند و سوابق موجودی را بهبود می بخشد.

بیشتر مطالعه کنید: چگونه از هوش مصنوعی برای بهبود کسب و کار خود استفاده کنیم

توابع اصلی که باید در یک سیستم مدیریت موجودی ERP جستجو کنید

با پتانسیل بلندمدت آن شروع کنید: هر سیستم جدیدی که به بسیاری از زوایای کسب و کار شما می رسد و اجرای آن به زمان و تلاش نیاز دارد، باید نیازهای شما را در حال حاضر و برای آینده قابل پیش بینی برآورده کند. از سیستم‌هایی با عملکرد محدود که می‌توانید در عرض سه تا پنج سال از آن‌ها پیشی بگیرید، اجتناب کنید.

با در نظر گرفتن این موضوع، در اینجا پنج مرحله برای یافتن یک سیستم مناسب برای تجارت شما وجود دارد:

مرحله 1: نتایج مورد نظر خود را شناسایی کنید.

اهداف ذینفعان خود را در نظر بگیرید و یک مورد تجاری ایجاد کنید. فرآیند برنامه ریزی استراتژیک شامل تجزیه و تحلیل روندهای تجاری، فرصت های خارجی، منابع داخلی و شایستگی های اصلی است.

سپس، سؤالاتی بپرسید: خرید پیشنهادی چگونه با اهداف بلندمدت، هم ایجاد شده و هم اخیراً تجدیدنظر شده، همسو می‌شود؟ چه بینش ارزشمندی برای اطلاع رسانی استراتژی موجودی به همراه خواهد داشت که امروز نداریم؟

مرحله 2: محدوده پروژه را مشخص کنید.

چه منابع داده ای باید برای تغذیه معیارهای کلیدی در راه حل مدیریت موجودی ERP یکپارچه شوند؟ چه شرکای مانند تامین کنندگان نیاز به دسترسی خواهند داشت؟ فهرستی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های خاصی که برای رسیدن به نتیجه مطلوب مورد نیاز است، تهیه کنید.

مرحله 3: تجزیه و تحلیل ROI را توسعه دهید.

فراتر از کاهش هزینه فکر کنید. بر این تمرکز کنید که چگونه سرمایه گذاری شرکت شما را سودآورتر، کارآمدتر می کند و نتایج بهتری را برای مشتری ارائه می دهد. به طور خاص، دقیقاً نشان دهید که چگونه این فناوری با مدیریت بهتر موجودی به کسب و کار به رشد سودآور کمک می کند.

مرحله 4: یک لیست فروشنده تهیه کنید.

تعیین کنید که کدام سیستم ها می توانند نیازهای شما را برآورده کنند و مطالعات موردی برای مشاغل مشابه شما را بررسی کنید. برای محدود کردن لیست تامین کنندگان احتمالی، سوالات زیر را بپرسید:

• آیا سیستم منعطف، به راحتی یکپارچه و مقیاس پذیر است؟
• آیا شرکت های دیگر در صنعت ما گواهینامه ارائه خواهند داد؟
• چه نوع آموزش لازم است؟ آیا شرکت می تواند از آموزش پشتیبانی کند؟
• آیا این شرکت نسخه آزمایشی یا فریمیوم را برای آزمایش ارائه می دهد؟
• هزینه نرم افزار از قبل یا، برای ابر، ماهانه چقدر است؟ در مورد نگهداری چطور؟
• چه مدت تا راه اندازی و اجرا؟

مرحله 5: به آینده نگاه کنید.

اهداف محصول فروشنده سیستم بالقوه خود را بررسی کنید و ارزیابی کنید که آیا نقشه راه آن با نیازهای کسب و کار شما مطابقت دارد یا خیر.

بیشتر مطالعه کنید:  7 ویژگی نرم افزار ERP برای بهینه سازی کسب و کار شما

راه اندازی و اجرا با مدیریت موجودی ERP

برای پیاده سازی صحیح یک سیستم مدیریت موجودی ERP و بهره مندی از مزایای کامل، نقشه راه پیاده سازی را دنبال کنید. سه مرحله اصلی در چنین نقشه راه وجود دارد:

ثبت رکورد: تمام داده ها و عملکردهای لازم را در یک سیستم ERP بگنجانید، یا داده های سیستم های قدیمی هنوز ضروری را به ERP خود برای یکپارچه سازی و به روز رسانی بلادرنگ پیوند دهید.

رکورد را بالا ببرید: در عملکردهای دیگر مانند حقوق و دستمزد، تدارکات و تجزیه و تحلیل پیشرفته تقسیم بندی کنید. داشتن همه این وظایف در یک سیستم رکورد منجر به عملکرد بهینه می شود.

با توابع پیشرفته ERP گسترش دهید: ERP ها عملکردهای پیچیده ای دارند، مانند ماژول های برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل و مدیریت کیفیت، که می تواند به شرکت شما در نوآوری و پاسخ به شرایط متغیر بازار کمک کند.

سیستم های ERP می توانند بسیاری از عملکردها و حوزه های مختلف و در نتیجه بسیاری از جنبه های یک کسب و کار را مدیریت کنند. از نقشه راه برای هدایت کسب و کارتان از جایی که هست تا جایی که می خواهید باشد استفاده کنید: کنترل موجودی خود.

استفاده از سیستم ERP برای کنترل موجودی

یک نرم افزار ERP که برای مدیریت موجودی بهینه شده است، عملکردهای لازم را خودکار می کند تا خرید، سازماندهی و انتقال سهام هماهنگ باشد. این سیستم همچنین با یکپارچه سازی نیازهای موجودی کارکنان، مشتریان و تامین کنندگان به حفظ سطوح بهینه موجودی کمک می کند.

نمودار زیر نحوه ارتباط یک ERP با این گروه ها، سیستم های نرم افزاری مربوطه و پایگاه داده مرکزی شما را نشان می دهد. ERP به عنوان یک "مغز" متمرکز برای عملیات موجودی عمل می کند.

نمودار موجودی ERP

هر گروه در نمودار وظایف و فرآیندهای متفاوتی را بر عهده دارند و بنابراین به سیستم های متفاوتی نیاز دارند. به عنوان مثال، تامین کنندگان از برنامه های مالی، پیش بینی و موجودی استفاده می کنند.

با این حال، تمام این سیستم ها باید هماهنگ باشند. سیستم ERP به عنوان یک مغز و رابط مرکزی عمل می کند و راهی برای برقراری ارتباط همه سیستم ها ارائه می دهد. هر سیستم نرم افزاری تخصصی نقطه ای دارد که با یک ERP ترکیب می شود.

برای درک بهتر نحوه ادغام یک ERP با سیستم‌های موجود، بیایید فرض کنیم یک کسب‌وکار از سیستم مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) برای مدیریت موجودی از ابتدا تا انتشار تولید استفاده می‌کند. ERP و PLM مکمل هم هستند. در این مورد، ERP برنامه ریزی منابع تولید را مدیریت می کند. سیستم ها به صورت متوالی تعامل خواهند داشت. در ابتدا، داده های محصول از PLM می آید. هنگامی که یک محصول به اندازه کافی در توسعه است که نیاز به منابع دارد، ERP فرآیند تولید را با بقیه کسب و کار ادغام می کند.

برای انجام کنترل مناسب موجودی، به شبکه ای از افراد و سیستم ها نیاز دارید. کنترل موجودی چیزی فراتر از «یک سیستم و تمام شده» است – یک رویکرد متمرکز کلیدی است، به خصوص زمانی که در حال رشد یک کسب و کار هستید.

هنگامی که یک سیستم انبارداری را پیاده‌سازی می‌کنید، زودتر شروع کنید و تیمی از کارشناسان داخلی را تشکیل دهید که می‌توانند به شما کمک کنند:

فرآیندهای موجودی فعلی را مستند کنید.

بودجه های واقع بینانه تنظیم کنید.

اهداف نقطه عطف را تعیین کنید

تسهیل تست، پذیرش کاربر، آموزش و سایر نقاط بازرسی پیاده سازی.

در پایان، شرکت‌هایی با سیستم‌های غیرمتفاوت و نامتجانس، بینش‌های ارزشمند موجودی را که می‌تواند به آنها در اداره کارآمدتر کسب‌وکارشان کمک کند، از دست می‌دهند. یک سیستم ERP قوی با قابلیت های مدیریت موجودی قوی می تواند مدیریت موجودی را از یک فرآیند استاندارد به یک متمایز کننده رقابتی تبدیل کند.

به یاد داشته باشید که به دنبال هوش تجاری داخلی باشید که داده ها را با تجزیه و تحلیل بصری ترکیب می کند تا به مدیران کمک کند تصمیمات بهتری بگیرند. طراحی قابل تنظیم با کسب و کار شما رشد خواهد کرد، بنابراین می توانید منابع و ویژگی هایی را که نیاز دارید اضافه کنید.

نویسنده مقاله: زهره نوروزی